Hoe organiseer je een
explo-opkomst?

De vergadering

Op de planopkomst wordt er per opkomst ingedeeld wie deze organiseren, en misschien een titel van de opkomst.

Spreek af met elkaar

Spreek af met de andere mensen die de opkomst organiseren. Maak een WhatsApp-groep aan en stuur een datumprikker. Spreek af op het clubhuis, bij iemand thuis, of online.

Wat heb je al?

Bedenk welke informatie over de opkomst je al hebt. Je hebt al in ieder geval een datum waarop de opkomst is. Wat is het weer op die datum? Is het lang licht buiten? Hoeveel mensen komen er? Zijn er nog andere mensen op het terrein? Hoe lang duurt de opkomst?

Bedenk wat je wilt doen

Bedenk één of meer leuke activiteiten waarmee je de opkomst vult.

Maak het leuker

Je hebt een activiteit bedacht. Kan je deze leuker maken? Bijvoorbeeld door een themaverhaal toe te voegen, of snacks te regelen, of het op een andere locatie te doen. Als we een activiteit al eerder hebben gedaan, kan je misschien een variatie verzinnen om het leuk te houden.

Maak een plan B

Bedenk hoe je je activiteiten kan aanpassen. Wordt het toch rotweer, komen er onverwacht meer/minder mensen, of kan de plusscout die je gevraagd had toch niet? Verzin hoe je het programma dan kan aanpassen. Ook tijdens een spel kun je aanpassingen maken om het leuk te houden. Zo kun je bijvoorbeeld de spelregels veranderen of het speelveld groter of kleiner maken als het spel te makkelijk of te moeilijk blijkt te zijn.

Maak een tijdsplanning

Schat in hoeveel tijd de activiteiten kosten, zodat je een idee hebt of de opkomst goed gevuld is. Plan ook tijd om op te ruimen, afhankelijk van hoeveel troep de activiteit oplevert.

Benodigdheden

Bedenk welke dingen geregeld moeten worden voor de opkomst. Bedenk wanneer die geregeld moeten worden. Sommige dingen moeten op tijd geregeld worden, en andere dingen kunnen op de dag zelf. Maak een lijstje en een tijdsplanning, vooral voor dingen die ver van te voren geregeld moeten worden. Spreek af wie dat regelt. Zeg het op tijd als explo’s hun zwembroek of fiets moeten meenemen.

Bedenk wat er op de dag zelf geregeld moet worden. Hoeveel tijd heb je nodig om dat te regelen? Spreek een tijd af dat jullie op het clubhuis verzamelen.

Maak afspraken

Schrijf op wat jullie bedacht hadden, en deel dat onderling. Maak afspraken over wie wat regelt, en spreek een deadline af.

In aanloop naar de opkomst

Blijf communiceren

Check bij je mede-organisatie hoe het gaat met de dingen die ze zouden regelen, en communiceer zelf ook over hoe ver het staat met jouw taken. Lukt het niet om iets te regelen? Trek op tijd aan de bel.

Blijf communiceren

Laat de explobegeleiding weten wat je van plan bent. Vraag ze gerust om hulp. Laat ze weten als jullie eerder dan normaal op het clubhuis willen zijn, zodat ze alvast de deur kunnen open maken.

Blijf communiceren

Stuur een berichtje naar de explo’s in de week voor de opkomst. Je hoeft niet precies te vertellen wat de activiteit is als je dat niet wilt, maar het is goed om te laten zien dat je iets leuks bedacht hebt en dat iedereen moet komen.

Opkomst

Zorg dat je om 20:00 uur klaar bent om de opkomst te beginnen.

Na de opkomst

Evalueer de opkomst. Dit kan op een formele manier door tips en tops te vragen in een kringgesprek, maar je kan ook in de wandelgangen bij je mede-explo’s even checken wat ze vonden van de opkomst.

Inspiratie

Weet je geen leuke activiteit? Hier zijn wat plekken om inspiratie op te doen:

• Spelvisie Scouts (samen, code, outdoor, uitdaging, team, spel).
• Activiteitengebieden (uitdagende scoutingtechnieken, buitenleven, expressie, sport & spel, identiteit, samenleving, internationaal, veilig & gezond).
• Progressiematrix, waarin per onderwerp een voorbeeld staat van een activiteit voor explorers.
• ExplorerGids, een boek met informatie voor explorers.
• Activiteitenbank Scouting Nederland, spelendatabank Jong Nederland.
• Belgische jeugdsites (Scouts & gidsen Vlaanderen, de Ambrassade, KLJ)
• YouTube/TikTok filmpjes.
• Leuke activiteiten die je eerder met scouting hebt gedaan.

Tips & valkuilen

• Doe zelf mee aan het programma dat je hebt bedacht.
• Vraag de begeleiding om te helpen. Vraag bijvoorbeeld of ze tijdens de opkomst scheidsrechter of postbemanning willen zijn, of hoe je een bepaalde activiteit kan regelen.
• Benut de volledige twee uur van de opkomst. Wees niet bang om een activiteit te organiseren die lang duurt. Het is makkelijker om een opkomst te vullen met één langdurige activiteit dan met veel kleine spelletjes.
• De opkomst op een andere locatie dan het clubhuis doen is een makkelijke manier om de opkomst leuker en spannender te maken.
• Er is geld beschikbaar voor elke opkomst. Wees niet bang om spelmateriaal of snacks te kopen.
• Ga samenwerken niet uit de weg. Je organiseert de opkomst samen met iemand anders. Dit is leuk, leerzaam, en levert een leukere opkomst op dan elk van jullie alleen kon bedenken. Verzin dus niet in je eentje (een deel van) de opkomst, zonder met de rest van de organisatie te overleggen.
• Houdt je niet te sterk aan de titel van de opkomst. Tijdens de planopkomst wordt er vaak een rare titel bedacht. Dit kan je gebruiken als inspiratie, maar dat hoeft niet. Als jouw opkomst “Film kijken” heet, kan je alsnog bedenken om te gaan pionieren.
• Wordt geen drill instructor. Als organisator van de opkomst bepaal jij wat we gaan doen, maar voor de deelnemers is het niet heel leuk als je zegt “doe dit”, “doe dat”.
• Niet alle activiteiten hoeven spelletjes in twee teams te zijn. Niet alles hoeft een wedstrijd te zijn.
• Wacht niet te lang met het organiseren van je opkomst. Spreek een datum en tijd af, en denk niet “ik zie wel wanneer ik overleg”.